La Notaría Quinta del Círculo de Armenia, en cumplimiento de su función pública y con el propósito de garantizar transparencia, seguridad jurídica y eficiencia en la prestación de sus servicios, establece los siguientes procedimientos para la toma de decisiones en cada una de sus áreas:
1. Área de Registro Civil
- Revisión de la solicitud: El funcionario encargado verifica que la documentación presentada esté completa, cumpla con los requisitos legales y esté en buen estado.
- Validación de identidad: Se realiza la identificación biométrica o verificación documental para evitar suplantaciones.
- Autorización y registro: La notaria o el funcionario delegado confirma la legalidad de la solicitud y procede con el registro (nacimiento, matrimonio o defunción).
- Notas marginales: Se analizan las peticiones de notas marginales y se incorporan únicamente cuando la ley lo permite.
- Decisión final: La notaria supervisa la correcta inscripción y firma los registros, asegurando su validez legal.
2. Área de Escrituras Públicas
- Recepción de documentos: Se revisan los documentos presentados por las partes para determinar si cumplen los requisitos legales.
- Control de legalidad: La notaria analiza la naturaleza del acto y verifica que no existan restricciones legales o inconsistencias en la información.
- Elaboración de la escritura: Se redacta la escritura con base en los documentos y declaraciones de las partes.
- Revisión y lectura: Antes de la firma, la notaria o el funcionario asignado lee y explica el contenido a las partes, garantizando que entienden el alcance del acto.
- Otorgamiento y firma: Se firma el documento por las partes, testigos (si se requiere) y la notaria.
- Registro y archivo: La escritura se incorpora al protocolo notarial y se conserva conforme a la ley.
3. Área de Autenticaciones y Copias
- Verificación del documento: El funcionario revisa que el documento esté en condiciones adecuadas para autenticación.
- Validación de identidad: Se confirma la identidad de quien solicita la autenticación mediante documento oficial y, de ser necesario, identificación biométrica.
- Autenticación: La notaria estampa sello, firma y leyenda de autenticidad en el documento.
- Entrega inmediata: El documento autenticado se entrega al usuario en el mismo momento, salvo casos excepcionales.
4. Área Administrativa y Jurídica
- Revisión de solicitudes internas: Las decisiones administrativas se toman con base en las políticas internas, las circulares de la Superintendencia de Notariado y Registro, y la normatividad vigente.
- Análisis legal: La Asesora Jurídica estudia casos especiales (conciliaciones, testamentos, acuerdos de apoyo, directivas anticipadas) para garantizar que cumplen los requisitos legales.
- Resolución y respuesta: Se emiten respuestas oficiales a derechos de petición, tutelas o solicitudes de entidades públicas y privadas.
- Control de riesgos: Se evalúan operaciones sospechosas, cumpliendo con los lineamientos de la UIAF y normativas de prevención del lavado de activos.
5. Área de Atención al Usuario
- Diagnóstico del trámite: El funcionario identifica el tipo de servicio solicitado.
- Información clara: Se brinda una explicación sencilla de los requisitos, tarifas y plazos de entrega.
- Escalamiento de decisiones: Si el trámite requiere validación especial, la solicitud se remite directamente a la notaria o asesora jurídica.