Mensualmente debemos enviar a diferentes entidades , informes relacionados con nuestra función; éstas son:
Dentro de las facultades de inspección, vigilancia y control asignadas a la Superintendencia de Notariado y Registro con relación a la prestación del servicio público notaria, presentamoslos siguientes informes, a través del correo habilitado para tal fin, estos son:
1. Informe Estadistico Notarial. Que se remite mensualmente a la SNR a través de los correos habilitados para ello; soportando los comprobantes los pagos realizados, de toda la información realizada mensualmente en la Notaria, entre ellos:
- Actos Juridicos Notariales.
- Información de registro civil
- Uniones Maritales entre Personas del Mismo Sexo.
- Apertura de Tramites Sucesorales (Liquidacion de Herencia).
2. A la Registraduria Nacional del Estado civil (RNEC) se remite mensualmente físico y a los correos determinados por la RNEC se remite las defunciones:
Un Informe con varios formatos que contiene con la siguiente información:
- Formato con la relación de los Nacimientos, Matrimonios y Defunciones, diarias, con rango de seriales de registros civiles utilizados durante el mes.
- Formato con la relación estadística de hombres y mujeres, edades e información de menores.
- Formatos estadisticos de registros por primera vez, anulados y reemplazados, con rango de seriales.
- Reporte de actos registrados en libros de varios.
3. Al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
- Información de Actas complementarias y reconocimientos durante el mes. A través de los correos habilitados para ello.
4. Los informes que rinden los Señores Notarios a la Unidad de Informacion y Analisis Financiero (UIAF) son:
· Reporte de Operación Notarial (RON).
· Reporte de Operaciones intentadas y operaciones sospechosas ROS.
· Reporte de ausencia de operaciones sospechosos
· Reporte de transacciones en efectivo.
· Reporte de ausencia de transacciones en efectivo.
· Reporte de adjudicaciones en remate.
5. Los informes que allegan los Señores Notarios al Ministerio de Justicia y del Derecho son:
Informe de conciliaciones extrajudiciales en despacho notarial.
6. Los informes que allegan los Señores Notarios a la DIAN son:
Información Exogena Tributaria. Año gravable (Reporte de Medios Magneticos)